Le pilotage des achats : 10 recommandations de la cour des comptes

Dans son rapport d’observations pour la SEM des transports de l’agglomération de Grenoble (Semitag) du 8 février, la CRC Auvergne Rhône-Alpes a invité à procéder à un recensement des besoins d’achats afin de se conformer aux dispositions du code de la commande publique.

Focus sur les recommandations bienvenues

En premier lieu, la CRC reprend les recommandations formulées en 2015 par la société TRANSDEV, co-titulaire à la DSP du Semitag, à l’occasion de son diagnostic achats.

La CRC relève que cette analyse n’a guère eu de suite et formule ses observations sur les pratiques de la SEM, en filigrane desquelles nous pouvons relever les bonnes pratiques suivantes :

• Partager la culture achats en interne en mettant à disposition des documents structurants auprès des services, tels que :
  • Un guide pratique sur les rappels juridiques (seuils, etc.) et le partage des tâches entre services acheteurs et services achats ;
  • Une procédure « demande d’achat » décrivant les grandes étapes pour exprimer un besoin et y répondre ;
  • Un mode opératoire rappelant les règles de publicité et de procédure applicables lorsque les seuils européens sont atteints ou dépassés ;
  • Des trames de rapport d’analyses des offres ;
  • Un clausier-type pour encadrer les relations contractuelles pour les achats inférieurs à 15 000 euros HT et une trame de lettre de consultation ;
• Mettre à disposition des clients internes une liste des marchés en cours, retraçant également les marchés passés sur simple commande ;
• Adopter une note de service imposant le respect des différents documents mis à disposition ;
• Mettre en place un outil de pilotage des achats, notamment pour recenser les besoins et programmer les achats ;
• Mettre en place une mission de contrôle de gestion efficace en séparant les fonctions achats, financière, juridique, commande publique et ledit contrôle de gestion ;
• Rationnaliser l’utilisation en doublon des logiciels de suivi comptable et de GMAO;

La cour rappelle aussi l’obligation règlementaire de computation pesant sur l’acheteur. Cette obligation impose d’évaluer le degré de publicité et de mise en concurrence à respecter non pas pour chaque achat pris isolément, mais par famille d’achats ou par opération.

Pour en savoir plus consultez le rapport d’observations définitives de la chambre régionale des comptes Auvergne-Rhône-Alpes