Référentiel sur la conservation des documents issus des dossiers de marchés publics

Au mois de janvier dernier, le délégué interministériel aux archives de France a rédigé un référentiel portant des préconisations de sélection et de conservation des documents des marchés publics en prenant en compte les récentes évolutions réglementaires et notamment la dématérialisation des procédures.

A titre liminaire, il convient de rappeler que le Code du Patrimoine définit en son article L. 211-4 les archives publiques, comme : « Les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ; les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé. »

Ainsi, tous les documents produits et reçus dans le cadre du processus des marchés publics par les entités citées dans l’article ci-dessus sont entendues comme des archives publiques.

Dans sa définition des archives, le Code du Patrimoine reconnaît le statut d’archives publiques aux documents électroniques. Ils peuvent être de deux types : les documents numériques natifs, c’est-à-dire créés sur support électronique ou les documents issus de la numérisation de documents papier. Cette définition large permet, de ce fait, d’englober l’ensemble des documents qui jalonne le processus d’un marché public.

Il existe une Durée d’Utilité Administrative (DUA). C’est le laps de temps durant lequel les services doivent conserver les documents qu’ils ont produits dans le cadre de leurs activités alors même qu’ils ne sont plus d’utilité courante. Cette durée court soit à compter de la date de notification, soit à compter de la date de décision d’infructuosité, soit à compter de la date de fin d’exécution financière.

Cette DUA est définie ainsi :

• 5 ans à compter de la date de notification du marché pour les pièces relatives à la procédure de passation, les candidatures et les offres non retenues
• 10 ans à compter de la date de fin de l’exécution du marché (paiement du solde) pour les pièces relatives à la procédure d’exécution

Comme l’indique le référentiel, il convient de préciser que « les marchés cofinancés sur des fonds structurels européens doivent faire l’objet d’une attention particulière. Les pièces qui les composent doivent pouvoir être mises à la disposition de la Commission européenne et de la Cour des comptes européennes durant 2 ans (montant des dépenses éligibles inférieur à 1 million d’euros) ou 3 ans (montant des dépenses éligibles supérieur à 1 million d’euros) à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes (art. 140 du règlement (UE) n° 1303/20136) dans lesquels figurent les dépenses du marché public concerné. »

Les durées de conservations indiquées ci-dessus ne sont que des minima. En effet, dans plusieurs cas de figure, l’entité peut décider de prolonger la DUA. Il faudra alors envisager au cas par cas les durées d’allongement de conservation.

Cela peut être le cas pour :

• Une volonté de conserver les pièces d’un marché autant de temps que dure la prescription pénale afin de se prémunir contre les risques de poursuite sur un marché sensible
• Pour les marchés publics de travaux susceptibles de comporter des risques environnementaux ou des risques pour la santé publique
• Pour les marchés publics comportant des aspects relatifs à la propriété intellectuelle

Il est également possible, sur décision du service public d’archives de conserver définitivement certains documents revêtant un intérêt pour la documentation historique de la recherche.

A l’issue de la DUA les documents qui ne sont pas conservés de manières définitives seront détruits. Cette élimination ne peut se faire qu’après obtention d’une autorisation de la personne en charge du contrôle scientifique et technique.

Enfin, il convient de rappeler que les dossiers de marchés publics présentent un caractère hybride, en ce sens où ils mêlent documents électroniques et papiers. Il convient donc pour les acteurs de bien mettre en place, en amont, une politique d’identification des documents et de leur conservation en fonction des cas précités.

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