L’importance du sourcing lors de la préparation d’un achat public

Qu’est-ce que le sourcing ? Est-il autorisé par les textes ?

Le sourcing est un terme anglais utilisé dans le milieu des acheteurs professionnels du secteur privé pour désigner l’action de veille sur les fournisseurs et produits susceptibles d’intéresser l’acheteur pour ses besoins d’achats. Il consiste à acquérir une bonne connaissance du tissu économique et technique en amont d’une consultation afin d’affiner le cahier des charges qu’il sera amené à réaliser ou à contrôler lors d’une consultation. Il est réalisé grâce à la prise d’informations auprès des fournisseurs sur leurs conditions de ventes et les caractéristiques des produits proposés.

Trop souvent oublié ou méconnu par les acheteurs publics, le sourcing est prévu par le code de la commande publique. L’article R2111-1 prévoit en effet qu’« Afin de préparer la passation d’un marché, l’acheteur peut effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences. »

Ainsi, les textes autorisent l’acheteur à échanger avec les fournisseurs lors de la phase de préparation de son marché. Une fois ces consultations, ou études de marchés, réalisées l’acheteur peut se servir du fruit de ses recherches et études préalables pour préparer son marché à condition que les grands principes de la commande publique ne soient pas faussés.

Quelles sont les bonnes raisons de faire du sourcing ?

Les avantages sont nombreux, en effet, le sourcing va tout d’abord permettre à l’acheteur de connaître le marché et notamment ses dernières évolutions et innovations, les fournisseurs dominants et leurs challengers, la taille des entreprises ou encore leurs degrés de maturité pour répondre à des appels d’offres publics. Le sourcing va ensuite permettre une meilleure définition du besoin en formulant des exigences raisonnables techniquement, financièrement et contractuellement tout en répondant au besoin du prescripteur en interne. Enfin, le sourcing permet une meilleure concurrence car il va permettre d’attirer des fournisseurs qui ne connaissaient ou n’osaient pas répondre à des marchés publics.

Comment faire un bon sourcing en tant qu’acheteur public?

L’acheteur n’étant pas forcément spécialiste du domaine d’achat concerné, il est recommandé que soient associés et impliqués les services demandeurs internes. En effet, ce sont souvent eux qui sont techniquement compétents et ils seront ravis de pouvoir aider l’acheteur à y voir plus clair. En outre, cela est aussi l’occasion pour une direction des achats de partager son savoir-faire en matière de commande publique et de rassurer les services qui vivent la passation d’un marché public comme une contrainte.

Le sourcing doit aussi être cadré et tracé, c’est-à-dire prévoir une liste de sujets à aborder ou de questions à poser aux fournisseurs. En assurant une traçabilité des échanges, l’acheteur pourra se prémunir contre tout risque ou accusation de favoritisme.

Enfin, le sourcing doit être fait auprès d’un maximum d’entreprises. C’est d’ailleurs l’occasion pour l’acheteur de se faire connaitre et d’identifier en amont les éventuelles difficultés que pourraient rencontrer les fournisseurs pour répondre (délais, contraintes administratives, budget mal calibré, exigences trop ou pas assez précises…). Ainsi, les réponses aux futurs appels d’offres pourront être plus nombreuses.

Quelles sont les pratiques à éviter et que faire en cas de rupture d’égalité de traitement entre opérateurs économiques ?

Certaines pratiques sont de nature à fragiliser le sourcing que l’acheteur pourrait réaliser. Par exemple, en ne ciblant que le fournisseur avec qui l’on a l’habitude de travailler, en communiquant plus d’informations à certains fournisseurs, ou encore en prévoyant des critères de notations ou des exigences techniques favorisant une ou plusieurs entreprises au détriment des autres.

Dans l’hypothèse où la participation d’un opérateur économique à la préparation du marché est de nature à entraîner une distorsion de concurrence, l’article R2111-2 du CCP prévoit que « L’acheteur prend les mesures appropriées pour que la concurrence ne soit pas faussée(..) ». Ainsi, l’acheteur peut et doit, par tous moyens, empêcher qu’un fournisseur puisse être avantagé par rapport aux autres. Il est ainsi possible, par exemple, de préparer un cahier des charges où les informations ayant été données en phase de sourcing sont partagées avec l’ensemble des candidats.

Enfin, si aucun autre moyen ne permet de rétablir l’égalité de traitement, l’article R2111-2 du CCP prévoit que l’acheteur peut exclure le fournisseur du marché détenant des informations. Cette solution étant toutefois brutale, elle ne doit être utilisée qu’en dernier recours.

Le mot de la fin ?

Les acheteurs publics ne doivent plus hésiter à pratiquer le sourcing car il est certain que l’achat réalisé après ce travail permettra de mieux satisfaire les besoins des acheteurs mais aussi des entreprises !

Pour plus de précisions : Le guide de l’achat public ; le sourcing opérationnel